Para compartir y conocer la organización, funciones y procesos del Sistema Institucional de Archivos y aplicar la metodología para la elaboración del cuadro general de clasificación archivística a través del modelo funcional propuesto para la Universidad de Sonora, en el campus Caborca se impartió el curso Gestión documental y administración de archivos.

La capacitación, que se realizó los días 2 y 3 de julio, estuvo dirigida a personal administrativo y de servicios, y a cargo de Patricia Ríos García, jefa del Departamento de Gestión del Patrimonio Cultural Universitario y responsable del Archivo Histórico de la Universidad de Sonora (Ahuson); Manuela Molinares Bustamante, responsable del Área de Concentración, y Rosalina Núñez Márquez, responsable del Área Histórica de ese recinto universitario.

Los temas que conformaron el curso fueron Introducción, Marco jurídico, Instrumentos de control y consulta, Presentación de modelo de Cuadro General de Clasificación Archivística de la Universidad de Sonora, Control de correspondencia enviada y recibida, Consideraciones para la comunicación electrónica interna y Propuestas de mejora.

Patricia Ríos explicó que es importante actualizar el sistema de archivo de todas las dependencias administrativas, ya que el pasado 15 de junio se publicó en el Diario Oficial de la Federación la Ley General de Archivos, misma que aplica a todos los sujetos obligados, entre ellos los organismos autónomos, como universidades y sindicatos, para que homologuen la organización de archivos institucionales, y en el caso de la Universidad de Sonora ya se tienen avances en este sentido.

Subrayó que se trata de tener un sistema de archivo funcional que permita contar con la información que se requiere en tiempo y forma; asimismo, facilitar el acceso a los archivos, además de implementar a un modelo de clasificación funcional de tal manera que se acceda más rápido a la información y todos archiven de la misma forma; es decir, estandarizar el proceso de archivar, por lo que es importante la capacitación del personal y de quienes se encarguen de archivar documentos.

El curso fue gestionado por la Vicerrectoría de la Unidad Regional Norte (URN) ante la Dirección de Vinculación y Difusión.